Commencer par une seule boîte de réception.
Je relève d’abord les demandes fréquentes, les informations à récupérer et l’action réalisée après chaque message. Cette observation évite d’automatiser un processus encore flou.
Les étapes souvent automatisables
- identifier le sujet et le niveau de priorité ;
- extraire un nom, une référence ou une date ;
- enregistrer la demande dans un CRM ou un outil métier ;
- attribuer une tâche à la bonne personne ;
- préparer un accusé de réception adapté.
Ce qui doit rester sous contrôle
Les réclamations, demandes inhabituelles et messages incomplets doivent être transmis à une personne. Je prévois toujours une règle d’arrêt, un historique et la possibilité de corriger le classement.
Comment mesurer l’utilité ?
Je compare le délai de première réponse, le nombre de demandes correctement orientées et le temps passé chaque semaine avant et après l’automatisation.
Vous traitez encore chaque message manuellement ?
Je peux analyser un exemple de votre processus.